ＫＩＰＳの説明の前に、業務全般をサポートしているＫＵＰについて、最近の就職活動状況をふまえながら概略説明する。平成９年に就職協定が廃止されて以降、企業の採用活動は年々早期化しており、これに伴って大学就職部が実施する、学生支援のための各種行事も早めざるを得なくなった。本学では１０月に３年生対象の第１回ガイダンスを実施し、ここで就職登録カードやアンケート回答用のマークシートや各種資料を配付する。２週間後に登録カードやマークシートを回収し、事務用大型汎用コンピュータに入力する。例年８０％の登録率である。学生個々人の希望業種や職種、希望企業、クラブの所属状況や資格・免許取得状況などもデータ化され、学生への求人情報提供や各種の統計帳票作成のための重要な情報となる。
一方、企業に対しては翌年１月にデータベースから各種条件を設定して、例年約１万社を抜き出し、求人依頼のＤＭを作成し、郵送する。これに対する回答として各企業から本学指定の求人申込書や企業独自の求人票が、毎日送られてくる。セミナー案内・在社名簿・エントリーシート・パンフレットなども同封されてくる。求人票とセミナー案内は、担当者が内容を各種のポイントでチェックした後、会社コード、資料番号を付した上でＡ４サイズの原紙を作成する。これを基に掲示用、業種別フォルダー用、資料室企業別フォルダー用、工学部用、高槻キャンパス用、スキャナー入力用などの目的別に１０数部のコピーを作成し、それぞれの用途に資料として供される。
就職先が内定したり、大学院進学が決まった際は進路登録届を提出するように指導している。提出された届に基づき、オンライン端末により進路決定先をデータとして登録する。例年１１月には、就職登録者の中から５％無作為抽出して内定取得状況の調査により９割の内定率となる。この頃には当年度の企業の採用結果がまとまってくるので、お礼のあいさつと情報収集を兼ねて全国主要都市の企業訪問を行う。各地の著名企業や採用実績企業、将来の成長が見込まれる企業などを普段からチェックし、訪問対象企業としてシステムに登録しておき、それをもとにして訪問リストを作成する。
学生からの進路決定届は１月になっても工学部と総合情報学部を除いて５割台である。そこで１月には未提出者にＤＭを作成して郵送したり、３月初旬の成績発表時に学部事務室の協力を得て未提出者に届出書類を手渡すなどして督促する。さらに未提出者のリストを作成し、卒業時までに就職課員が手分けして、電話による聞き取り調査を行って最終の就職率を集計する。この作業を通じて未内定者との相談を行い、意欲ある学生には卒業まで求人案内を行っており、例年、卒業式以降に就職が決まる学生も少なくない。年度末にはこれらのデータをもとにして本学の就職率をはじめとする各種統計帳票を事務用大型汎用機を利用して作成する。学生の卒業後の就職先はＯＢ・ＯＧ情報としてシステムに登録され、後輩学生のＯＢ・ＯＧ訪問などの重要情報となる。またそれを補完する情報として企業から入手する在社名簿もデータ化してシステムに入力している。
以上の就職業務におけるほとんどの流れの中で必要な情報は、平成５年度から稼働している就職業務支援システム「ＫＵＰ」で処理されている。
